Une organisation doit contrôler la documentation requise par le système de gestion de la qualité et qu`une procédure de contrôle des documents appropriée doit être mise en œuvre pour définir les contrôles nécessaires; approuver, réviser, mettre à jour, identifier les modifications, identifier l`état de révision et fournir l`accès. Une fois les documents définitifs et approuvés, les procédures de contrôle des documents définissent les paramètres de la manière et de l`endroit où un document est publié et qui est autorisé à y avoir accès. Qui crée un document et comment le document est créé, sont déterminés par la procédure de contrôle de document. Cela peut inclure des détails sur la façon dont le document est formaté, comment il est nommé et d`autres détails techniques sur le document. Après que les documents deviennent définitifs et approuvés, ils ont souvent encore besoin de changements à l`avenir. Les procédures de contrôle de document déterminent le processus pour les révisions de document. Les procédures de contrôle de document ont défini le cadre pour la façon dont les documents sont approuvés, mis à jour ou modifiés, comment les modifications sont suivies, comment les documents sont publiés (en interne ou en externe) et comment les documents sont rendus obsolètes. La procédure de contrôle des documents doit clairement définir la portée, le but, la méthode et les responsabilités nécessaires à la mise en œuvre de ces paramètres. C`est une procédure obligatoire. Dans la plupart des organisations, un individu ou un groupe de personnes sont identifiés comme responsables des procédures de contrôle des documents.

Les procédures de contrôle des documents sont les processus définis par un manuel des procédures de contrôle des documents. Le but de cette procédure est de s`assurer que toutes les informations pertinentes documentées et les connaissances organisationnelles qui font partie intégrante de notre système de gestion de la qualité sont gérées dans des conditions contrôlées et que toutes les informations documentées sont examinées et approuvée par le personnel autorisé avant la délivrance. La procédure de contrôle des documents définit également la manière dont un document sera identifié en fonction de sa révision. Exemples de documents: Manuel de qualité, procédures, plans de projet, normes nationales ou internationales (e. L`obsolescence des documents, ou leur suppression de la disponibilité, est un autre processus important décrit dans la procédure de contrôle de document. Pour tirer le meilleur parti de votre procédure de contrôle des documents, il doit communiquer les étapes nécessaires pour que le personnel et les autres utilisateurs de la documentation de l`organisation comprennent ce qu`ils doivent faire pour gérer ces informations de manière efficace et efficace. L`Obsoleting peut être déterminé par date, ou peut se produire lorsque des documents (ou le contenu qu`ils référencent) sont remplacés. Les principes d`assurance de la qualité exigent que les documents soient examinés. La façon dont un document est revu, qui approuve un document, et comment les approbations ou les modifications sont enregistrées, sont tous énoncés dans la procédure de contrôle de document.

Veiller à ce que le document correct, à jour et approuvé soit utilisé, est un avantage clé des procédures de contrôle de document. Tout, du manuel des procédures de contrôle des documents lui-même, à tous les documents et fichiers régis par le programme de contrôle des documents, sont gérés dans le système centralisé. Définition du document: un «document» est une instruction de quelque sorte e. les particuliers et leurs gestionnaires hiérarchiques devraient être responsables des documents et des registres qu`ils créent, ainsi que de leur conservation et de leur élimination conformément aux dispositions législatives exigences et procédures et pratiques organisationnelles.