Le processus de vision, expérience de Ludovic Poutrain, DG d’Etixia Immobilier, groupe Kiabi

extraits de l’interview, et leçons à tirer

J’ai eu le plaisir d’échanger récemment avec Ludovic Poutrain, DG d’Etixia Immobilier, entreprise d’une 30aine de personnes, dédiée au développement du patrimoine immobilier de Kiabi.

Je me demandais ce que la vision a de spécifique dans cette entreprise, dont le dirigeant a lancé en 2014 une révolution pour libérer les énergies à tous les niveaux.

En quoi la vision est essentielle, dans votre contexte ?

Ludovic Poutrain : lorsque le DG du groupe Kiabi lance en 2014 son cri de guerre pour libérer les énergies individuelles, la prise d’initiative, et cesser tout ce qui ne sert à rien « cela m’a tout de suite plu, j’ai pu faire des choses que je voulais depuis longtemps, mais je l’ai fait pour moi. J’ai pensé que mon équipe allait comprendre. J’ai unilatéralement supprimé mon bureau afin de montrer la fin d’un signe pouvoir, et puis je me suis installé là où il y avait de la place dans les bureaux. Ensuite j’ai décidé de renommer mon codir en «co lead». Ensuite, du jour au lendemain, je leur annoncé que je ne fixerai plus de points individuels, que c’était à eux de venir me voir. J’ai fait ce que JE voulais. Ils n’ont pas compris, c’était trop brutal pour eux. J’ai fait ce que j’avais envie de faire MOI. Les gens ne comprenaient pas où il fallait aller. Je suis parti faire le bus de libération et je les ai laissés pendant 3 mois. Cela s’est traduit par de l’incompréhension, les gens du coup ne venaient plus me voir, il y a eu des erreurs, des manques de cadrage, des tensions dans l’équipe que je n’ai pas maîtrisé. Pour eux c’était déstabilisant, ils me l’ont reproché après. Après j’ai dû remettre des points. Je me suis pris « des baffes » : « t’es sympa mais t’es jamais là, on ne sait pas où on va », je me suis pris le mur et c’est ce qui m’a amené à me poser sur les clés de la réussite et là j’ai lu ». J’ai compris qu’il n’y a pas de libération sans cap commun, notre cap de 2012 était obsolète, insipide.

Leçon n°1 : la maturité du dirigeant pour transformer – sa capacité à enlever les signes du pouvoir – ne suffit pas pour mettre en mouvement un collectif vers plus d’initiative, plus d’audace

Leçon n°2 : lorsqu’on modifie les « règles du jeu » (les signes du pouvoir, les repères de suivi habituels posés par le management) il est essentiel de se mettre d’accord ensemble sur un cap commun, sinon, c’est l’inverse de l’effet escompté qui se produit : des erreurs, des baisses de motivation, une forme de rancœur « pourquoi tu n’es plus là ? » en d’autres terme, les repères extérieurs, doivent laisser place à des repères intérieurs.

« Vision 5 étoiles » : en quoi cela consiste, pour quel impact ?

LP : On ne se rend pas compte de l’affection que cela peut apporter au collectif d’emmener TOUT LE MONDE, de la simple petite assistante au CDD à l’alternant, de les « extirper » de leur lieu de travail et de leur dire : « comment tu vois ce qu’on est en train de faire, comment tu vois la boîte dans 10 ans, ce serait quoi ton rêve pour notre activité, tu te réveilles dans 10 ans et y a quoi dans ton rêve ? » Y a beaucoup de reconnaissance qui s’est exprimée pour cette démarche. Certains au début vont dire « oui en fait on co écrit la vision mais c’est du flan », c’est là où la posture du leader va être clé : « je suis pas assez malin tout seul pour savoir où va la boîte dans les prochaines années, j’ai besoin de vous ! Moi j’ai mon rêve, je suis capable de le faire tout seul, mais quelle puissance par rapport à ce qu’on pourra faire tous ensemble » Certes, il y a les actionnaires mais c’est pas grave, puisqu’on les questionne aussi. C’est ce qu’on appelle chez nous la « vision 5 étoiles » où on va demander aussi aux fournisseurs, aux clients : « comment vous nous rêveriez dans 10 ans ? » et ils ont une réponse ! Tu mets tout cela dans un shaker en y ajoutant les données sur l’extérieur, l’environnement. Tu vas en extraire collectivement une voie naturelle. C’est un processus long, 9 mois. Des volontaires se réunissent pour synthétiser la matière. C’est un doux échange entre tout le monde et des volontaires. Faire émerger, synthétiser, partager, refaire émerger, c’est un mouvement. Chez Etixia on est 27 on a mis 9 mois à la faire. C’est le temps de la gestation, car il faut l’accepter. Quand les gens sont là depuis le début, qu’ils n’ont vu aucune manipulation de ta part, qu’ils ont entendu les actionnaires aussi, tu as gagné quelque chose !

Règle n°3 : pour que la vision soit efficace, la conviction du dirigeant qu’il a VRAIMENT besoin de tout le monde est clé pour la légitimité de la démarche auprès de collaborateurs

Règle n° 4 : le processus de la vision est long, il dure 9 mois, le temps d’une gestation. Il illustre que le processus est au moins aussi important que le résultat lui-même, car il permet une appropriation, des échanges

Une fois la vision synthétisée, comment vit elle ?

LP : Avant, chez Kiabi on faisait déjà la vision, mais « en entonnoir » ; on partait de la base pour faire émerger la vision. Puis on redéclinait la vision en stratégie, du haut vers le bas de la pyramide. Alors que maintenant, on écrit la vision, et ensuite on redonne la vision à chacun et chaque équipe décline son plan d’action à partir de la vision. Ceci vient changer en profondeur le rôle du manager qui n’est plus celui qui transmet la stratégie, mais celui quis’assure que la vision est bien partagée, et qui fait confiance sur tout le reste.

Règle n° 5 : une vision doit être relayée, portée en interne par les managers qui sont garants que la vision est bien partagée par tous